El tema de legalización y llevanza de los libros sociales cooperativos, es una obligación legal muy importante, que con la entrada en vigor de la nueva Ley de Cooperativas, 14/2011 y su Reglamento, ha sufrido modificaciones.
En primer lugar, recordar que los libros sociales (aparte de los contables), son:
- Libro de Actas de Asamblea General.
- Libro de Actas del Consejo Rector, o de Informes del Administrador Único o Administradores Solidarios.
- Libro de registro de Socios y Aportaciones al capital. Antes iban en dos libros separados, peros ahora van en uno solo.
- Libro de Interventores (la cooperativa que tenga interventores, solo posible en cooperativas con más de 10 socios, y hubo de recogerse en la adaptación de estatutos).
- Libros de otros órganos si los hubiera (Comité Técnico...)
Aquellas cooperativas que tengáis aún los libros anteriores legalizados en uso (bien los antiguos de toda la vida, de pastas duras, de las librerías técnicas, o libros diligenciados mecanizados para ordenador, con un número de páginas legalizadas), en definitiva, libros legalizados, con aún páginas utilizables, en blanco, podéis continuar con ellos, hasta que se terminen, pasando todas la actas legales correspondientes a cada tipo de órgano social, Asamblea General y Órgano Rector.
El libro de Actas de Asamblea General, incorporará las actas de Asambleas Generales Ordinarias de aprobación de cuentas (no olvidéis que no basta en este caso con el certificado que la Asesoría cumplimenta cada año, como parte de las cuentas anuales, si no que ese certificado tenéis que pasarlo, en formato de acta, a su libro, con su fecha), y las actas de asambleas extraordinarias, o universales si las hubiera.
Respecto al libro del Órgano Rector (Consejo Rector, o de Informes de Administrador Único o Administradores Solidarios), lo mismo, con las actas o Informes periódicas que indiquen los estatutos antiguos, respecto a reuniones obligatorias (los antiguos una al mes mínimo y los nuevos, tras la adaptación, las reuniones mínimas que digan vuestros estatutos nuevos, y cualquiera otra extraordinaria.
Una vez que se terminen los libros antiguos, o para cooperativas que los llevaran mecanizados y se les acaben, o para cooperativas recientes o nuevas, La Ley establece que los libros se deben llevar mecanizados informáticamente, y legalizarse telemáticamente, completos, sin páginas en blanco, subiéndolos a la página de la Junta, como los contables, en los siete meses siguientes al cierre del ejercicio económico, es decir, si se tiene el ejercicio económico normal coincidente con el año natural, hasta el 31 de Julio del año siguiente y si no, siete meses después del cierre que la entidad tenga.
Este año 2016, también por prever los problemas informáticos con la página, la Junta ha permitido que aún se entreguen en formato papel, pero a partir de ahora, habrá de ser como indicaba antes.
En cuanto a fechas de inicio y fin de los libros, parece desprenderse que lo lógico, como en el caso de los libros contables, sería que los libros de actas de Asamblea y Consejo o Administrador/es, tuvieran carácter anual, y se entregaran, junto a los contables, como indicaba antes, subiéndose a la página en los siete meses siguientes al cierre. Según me indican en el Registro, es uno de los diferentes temas pendientes de aclaración en esta nueva ley.
En cualquier caso, a partir de que los libros antiguos se acaben, o para el caso de cooperativas recientes o nuevas, habrá que ir llevando las actas de Asamblea y Consejo, o Administrador/es, en el ordenador, para sacarlas, firmarlas, pasarlas a pdf y subirlas a la página de la Junta, en los 7 meses siguientes a cada cierre de Ejercicio.
Ello supone, para hacerlo bien, y es lo que os aconsejo, ir llevando un control periódico de las actas, es decir, hacerlas en tiempo real y tenerlas en el ordenador, ya firmadas y en pdf, como un libro anual numerado en sus páginas, con las actas pasadas secuencialmente por fechas, completo y sin espacios en blanco, con lo que al llegar su fecha de legalización solo habría que subirlo a la página.
Será bueno hacerlo así, porque las actas deben transcribirse, legalmente, en tiempo y forma a los libros, (en el caso de Actas de Asamblea General, ha de aprobarse el acta o al final de la Asamblea, o en quince días, y a los diez días de aprobada, transcribirse al libro), y porque, si no se hace en tiempo real, y se va dejando, se acumulará para el final, y pueden existir olvidos, errores, faltas de control, actas y acuerdos que se pierden…., y en cualquier momento, la cooperativa, puede ser inspeccionada por la Junta, dentro de sus programas anuales de comprobación del cumplimiento de las obligaciones societarias de las cooperativas, o bien requerida legalmente por algún motivo judicial, que exija la presentación de las actas y los libros.
Cerrar este tema, recordando que la llevanza en orden y al día de los libros sociales, es uno de los temas más problemáticos de cumplir por las cooperativas, dado que supone una obligación de carácter interno que ha de llevar al día, que en muchas ocasiones se despista, siendo una obligación legal recogida en los artº 72 de la vigente LSCA 14/2011, y en los Artº 156 a 160 del Reglamento de Desarrollo de dicha Ley, y recordar que el Artº 123. 3 b) de la Ley, tipifica como falta grave, carecer de los libros sociales, o llevarlos con un retraso superior a 6 meses, con una posible sanción de entre 1.001 y 3.500 e, aunque, la verdad sea dicha, la Junta no suele tener afán punitivo, si no informativo, y no son frecuentes estas sanciones.
Esperando que esta información os haya sido de utilidad, recibid un cordial saludo.
José Carlos Jiménez Mayordomo
Asesor-Formador de Aces en temas Cooperativos
